Effectief vergaderen in de tweede helft van 2017? WAAR geeft tips!

De mailbox stroomt vol, de files worden langer en de telefoon staat weer roodgloeiend: Nederland keert langzaam maar zeker terug in het werkende leven. Het team van WAAR hoopt dat je een hele fijne vakantie hebt gehad en dat je uitgerust en vol energie aan de tweede helft van 2017 begint. Na zo’n vakantie is er veel te bespreken. WAAR geeft je tips voor effectieve vergaderingen en efficiënte overleggen.

Kies een prettige ruimte

Wellicht een open deur, maar om effectief te kunnen vergaderen is het belangrijk dat jij en je collega’s in een prettige, lichte omgeving zitten met voldoende zuurstof. Donkere, bedompte ruimtes zijn funest voor de concentratie en daarmee voor de effectiviteit van je vergadering.

Vergader je altijd in dezelfde ruimte? Dat werkt niet bevorderend voor de creativiteit. Ga eens op een andere locatie vergaderen dan je doorgaans gewend bent. Lopen jij en je vergadergenoten vast op een bepaald punt in de vergadering? Wissel dan eens van plek aan tafel. Je brein wordt op die manier uitgedaagd de situatie letterlijk van een andere kant te bekijken.

I’ll start working when my coffee does

De eerste werkdag na je vakantie is wellicht een onacceptabele zware dag – en dan staat je agenda ook nog vol met vergaderingen en overleggen. Een paar koppen brengen in zo’n situatie enige verlichting. Vergeet daarom niet om de deelnemers aan je vergadering te voorzien van een bakkie zwart goud. Het houdt ze wakker en zorgt voor energie in die luie vakantielijven.

Pas er wel voor op dat jij en je collega’s niet teveel koffie achterover slokken. Teveel cafeïne kan namelijk zorgen voor een zogeheten koffie rush. Misschien heb je het wel eens ervaren; je kunt je niet meer concentreren, bent hyperactief, nerveus, krijgt hartklopping, begint te trillen en hebt het warm. Allemaal symptomen die erop duiden dat je iets te scheutig bent geweest met de koffie. Waar een beetje koffie goed is voor de concentratie, kan een teveel resulteren in geïrriteerde, nerveuze collega’s die geen heldere beslissingen meer kunnen nemen. Liever niet! Zet in plaats daarvan een kan gekoeld water op tafel, zodat je collega’s zichzelf voortdurend kunnen bijschenken.

Hangriness

Heb je een lange dag vol overleggen? Dan is het gevaar aanwezig dat je vergeet te eten en je bloedsuikerspiegel ongemerkt een dieptepunt bereikt. Iedereen kent die hangry situatie wel: je wordt prikkelbaar doordat je trek hebt en je ergert je net iets sneller dan normaal aan je collega’s. Niet handig als je constructief met elkaar wilt overleggen . Regel daarom niet alleen een gezonde lunch voor de deelnemers, maar zorg er ook voor dat er iets te snacken op tafel staat. Zo voorkom je dat hongerige gevoel – en daarmee gesnauw over en weer. Let op: kies bij voorkeur voor gezonde dingen en liever niet voor teveel zoet (want: suikerdip). Schotel je collega’s (ongezouten) nootjes, pure chocola of een banaan voor. Ook snacktomaatjes, -komkommers, en –paprika’s doen het over het algemeen goed. Wil je het echt goed aanpakken? Met dit brainfood komen jij en je collega’s in de opperste vergaderstemming.

Wil je (productiviteit)punten scoren bij je collega’s? Vraag dan aan de dames van WAAR of ze jullie tussendoor willen verrassen met bijvoorbeeld een gezond sapje. Succes gegarandeerd!

Neem voldoende pauze

Als je met elkaar in overleg bent, wik en weeg je voortdurend belangen af. In het begin gaat dat prima, maar na een tijdje merk je dat je niet meer helemaal helder kunt denken: je bent uit je flow. Neem daarom voldoende en op tijd pauze om weer even bij te tanken. Las bijvoorbeeld een borrel in. Dit doe je normaal gesproken natuurlijk aan het einde van de dag, maar ook een (alcoholvrije) borrel om 14:00 in de middag kan heel effectief zijn. Door informeel met elkaar te sparren , geef je een nieuwe impuls aan de vergadering.

Nog beter: gebruik de pauze voor een beetje beweging. Maak een wandeling, ga een eindje fietsen of las een korte yoga- of meditatieoefening in. Beweging houdt niet alleen het lichaam in conditie, maar ook het brein. Als je beweegt, ontwikkelen je hersenen nieuwe verbindingen en onderhouden ze de oude. Wie weet geeft het jullie net dat zetje om dat lastige agendapunt goed af te wikkelen.

Staand of bewegend vergaderen

We vinden het heel gewoon om zittend vergadering. Toch is dat gek; als je zit, neem je namelijk een passieve houding aan. Je brein vindt het dan moeilijk om wel actief te moeten zijn. Staand vergaderen is dan ook beter voor je hersenen, beter voor je gezondheid en het werkt vele malen efficiënter. Zo is onderzocht dat het maar liefst 34% in tijd kan schelen ten opzichte van zittend vergaderen: mensen maken simpelweg sneller hun punt.

Heb je een vergadering met twee of drie mensen? Ga dan eens wandelend vergaderen. Goed voor de hersenen en goed voor de gezondheid!

Vergaderlocatie in Groningen

Ben je op zoek naar een inspirerende vergaderlocatie in Groningen met goede catering en de mogelijkheid om een rondje te lopen met je collega’s? Neem dan eens contact op met de dames van WAAR. Zij denken graag met je mee over een leuk vergaderarrangement.